Datenschutzerklärung

1. Datenschutz auf einen Blick

Allgemeine Hinweise

Die folgenden Hinweise geben einen einfachen Überblick darüber, was mit Ihren personenbezogenen Daten passiert, wenn Sie diese Website besuchen oder wenn wir im Auftrag unserer Geschäftskunden (z. B. Onlineshop-Betreiber) technische Dienstleistungen erbringen. Personenbezogene Daten sind alle Daten, mit denen Sie persönlich identifiziert werden können.

Wer ist verantwortlich für die Datenerfassung?

Die Datenverarbeitung auf dieser Website erfolgt durch den Websitebetreiber.

Verantwortlicher:
spectrum8 GmbH
Oberes Feld 6
33106 Paderborn

Vertreten durch die Geschäftsführer:
Martin Wegen und Kai-Uwe Flormann

Handelsregister: HRB 13605
Amtsgericht Paderborn USt.-ID: DE320801505

Telefon: +49 5251 69390-0
E-Mail: info@spectrum8.de

Datenschutzbeauftragter

Wir haben für unser Unternehmen einen Datenschutzbeauftragten bestellt.

Oliver Baldner
bITs GmbH
Detmolder Straße 204
33100 Paderborn

Telefon: +49 5251 688948-0
Fax: +49 5251 688948-4
E-Mail: oliver.baldner@bits.gmbh

2. Hosting und Infrastruktur

Wir hosten die Inhalte unserer Website und Teile unserer Service-Infrastruktur bei externen Anbietern. Mit allen genannten Anbietern bestehen Verträge über die Auftragsverarbeitung (AVV).

Wir setzen folgende Dienstleister ein:

DomainFactory: DomainFactory GmbH, c/o WeWork, Neuturmstraße 5, 80331 München, Deutschland.
ACP IT Solutions: ACP IT Solutions AG, St.-Martin-Straße 60, 81541 München, Deutschland.
Amazon Web Services (AWS): Amazon Web Services EMEA SARL, 38 Avenue John F. Kennedy, 1855 Luxemburg.

Hinweis zum Datentransfer bei AWS: Personenbezogene Daten können auch auf Servern von AWS in den USA verarbeitet werden. Wir haben mit AWS die sogenannten Standardvertragsklauseln (Standard Contractual Clauses - SCC) der EU-Kommission abgeschlossen, um ein angemessenes Datenschutzniveau zu gewährleisten.

Die Nutzung dieser Hoster erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an einer sicheren Bereitstellung des Onlineangebots).

3. Allgemeine Hinweise und Pflichtinformationen

Art der verarbeiteten Daten

Wir verarbeiten personenbezogene Daten nur, soweit dies zur Bereitstellung einer funktionsfähigen Website sowie unserer Inhalte und Leistungen erforderlich ist. Zu den verarbeiteten Datenkategorien gehören insbesondere:

Bestandsdaten (z. B. Namen, Adressen)
Kontaktdaten (z. B. E-Mail, Telefonnummern)
Inhaltsdaten (z. B. Texteingaben, Fotografien, Videos, Spracheingaben)
Nutzungsdaten (z. B. besuchte Webseiten, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
Meta-/Kommunikationsdaten (z. B. Geräte-Informationen, IP-Adressen)

Rechtsgrundlagen der Datenverarbeitung

Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO: Wenn Sie uns eine Einwilligung erteilt haben (z. B. Cookies).
Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Erfüllung eines Vertrags oder vorvertraglicher Maßnahmen erforderlich ist.
Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO: Wenn die Verarbeitung zur Wahrung eines berechtigten Interesses unseres Unternehmens erforderlich ist (z. B. IT-Sicherheit, Kundenkommunikation).

Widerruf Ihrer Einwilligung & Beschwerderecht

Sie können eine bereits erteilte Einwilligung jederzeit widerrufen. Zudem steht Ihnen im Falle von Verstößen gegen die DSGVO ein Beschwerderecht bei der zuständigen Aufsichtsbehörde zu.

Recht auf Auskunft, Löschung und Berichtigung

Sie haben jederzeit das Recht auf unentgeltliche Auskunft über Ihre gespeicherten personenbezogenen Daten, deren Herkunft und Empfänger und den Zweck der Datenverarbeitung sowie ein Recht auf Berichtigung oder Löschung dieser Daten.

4. Datenerfassung auf dieser Website

Cookies & Consent (CCM19)

Unsere Website nutzt die Consent-Technologie von CCM19, um Ihre Einwilligung zur Speicherung bestimmter Cookies auf Ihrem Endgerät oder zum Einsatz bestimmter Technologien (z. B. Google Analytics) einzuholen und diese datenschutzkonform zu dokumentieren. Anbieter ist die Papoo Software & Media GmbH, Auguststr. 4, 53229 Bonn.

Wenn Sie unsere Website betreten, wird ein CCM19-Cookie in Ihrem Browser gespeichert, in dem die von Ihnen erteilten Einwilligungen oder der Widerruf dieser Einwilligungen gespeichert werden. Diese Daten werden nicht an den Anbieter von CCM19 weitergegeben, sondern lokal bzw. auf unseren Servern gespeichert. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO (Erfüllung rechtlicher Verpflichtung).

Server-Log-Dateien

Der Provider der Seiten erhebt und speichert automatisch Informationen in so genannten Server-Log-Dateien (Browsertyp, Betriebssystem, Referrer URL, Hostname, Uhrzeit, IP-Adresse). Eine Zusammenführung dieser Daten mit anderen Datenquellen wird nicht vorgenommen.

Google Web Fonts (lokales Hosting)

Diese Seite nutzt zur einheitlichen Darstellung von Schriftarten so genannte Web Fonts, die von Google bereitgestellt werden. Die Google Fonts sind lokal auf unseren Servern installiert. Eine Verbindung zu Servern von Google findet dabei nicht statt. Die Nutzung von Google Web Fonts erfolgt im Interesse einer einheitlichen und ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar.

5. Soziale Medien

LinkedIn & XING

Wir unterhalten Profile in sozialen Netzwerken. Verlinkungen zu diesen Profilen finden Sie auf unserer Website.

LinkedIn: LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Place, Dublin 2, Irland.
XING: New Work SE, Am Strandkai 1, 20457 Hamburg, Deutschland.

Wenn Sie unsere Profile in den sozialen Netzwerken besuchen, gelten die Geschäftsbedingungen und Datenverarbeitungsrichtlinien der jeweiligen Betreiber. Wir haben in der Regel keinen Einfluss auf die Datenerhebung durch die Netzwerke. Wir verarbeiten Daten von Ihnen (z. B. Kommentare, Nachrichten), wenn Sie dort mit uns kommunizieren.

6. Analyse und Werbung

Google Tag Manager

Wir setzen den Google Tag Manager ein. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Der Google Tag Manager verwaltet Website-Tags über eine Oberfläche und bindet andere Dienste (wie Google Analytics) ein. Er selbst (der Tag Manager) setzt keine Cookies und greift nicht auf Inhalte zu, erfasst aber eventuell Ihre IP-Adresse, die auch an Google in die USA übertragen werden kann. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Google Analytics

Soweit Sie Ihre Einwilligung über unser Consent-Tool (CCM19) erteilt haben, nutzt diese Website Funktionen des Webanalysedienstes Google Analytics. Anbieter ist die Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Google Analytics analysiert das Verhalten der Seitenbesucher (Seitenaufrufe, Verweildauer, Herkunft). Die Daten werden dem Endgerät des Nutzers zugeordnet. Eine User-ID-Verknüpfung findet nicht statt.

Speicherdauer: Daten auf Nutzer- und Ereignisebene werden nach 14 Monaten automatisch gelöscht.
Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (Einwilligung).
Drittstaatentransfer: Google verarbeitet Daten auch in den USA. Google ist nach dem „EU-US Data Privacy Framework“ (DPF) zertifiziert, was die Einhaltung europäischer Datenschutzstandards gewährleistet.

7. Kommunikation und Bewerbungen

Kontaktaufnahme (E-Mail / Formular)

Wenn Sie uns anschreiben, speichern wir Ihre Angaben zur Bearbeitung der Anfrage. Eine Weitergabe erfolgt nicht ohne Einwilligung.

Telefon & KI-Assistenz (ElevenLabs)

Bei telefonischer Kontaktaufnahme setzen wir zur Anrufannahme und -steuerung KI-Technologien von ElevenLabs (ElevenLabs Inc., USA) ein. Dabei werden Spracheingaben in Text umgewandelt und Antworten generiert. Dies dient der effizienten Bearbeitung Ihres Anliegens. Hinweis: Es erfolgt ein Datentransfer in die USA. Wir haben mit dem Anbieter Standardvertragsklauseln abgeschlossen, um den Schutz Ihrer Daten zu sichern. Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (Vertragserfüllung) und Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse).

Umgang mit Bewerberdaten

Wir bieten Ihnen die Mo¨glichkeit, sich bei uns (z. B. per E-Mail) zu bewerben. Wir verarbeiten Ihre Daten (z. B. Kontakt, Lebenslauf, Zeugnisse), soweit dies für die Entscheidung über die Begründung eines Beschäftigungsverhältnisses erforderlich ist (§ 26 BDSG). Kommt es zu keiner Einstellung, speichern wir Ihre Daten bis zu 6 Monate nach Abschluss des Bewerbungsverfahrens (zur Beweissicherung im Falle eines AGG-Rechtsstreits) und löschen sie danach, sofern Sie nicht in eine längere Speicherung eingewilligt haben.

8. Informationen zur Datenverarbeitung in Kundenprojekten (Service Desk & Schnittstellen)

Dieser Abschnitt ergänzt die spezifischen Datenschutzhinweise unserer jeweiligen Kundenprojekte (z. B. Onlineshops) und klärt über die technische Infrastruktur der spectrum8 GmbH auf.

Rolle der spectrum8 GmbH

In den meisten Projekten agiert die spectrum8 GmbH als Auftragsverarbeiter gemäß Art. 28 DSGVO. Wir verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich im Auftrag und auf Weisung unserer Geschäftskunden. Welche Daten im Detail im jeweiligen Projekt verarbeitet werden, entnehmen Sie bitte der Datenschutzerklärung der jeweiligen Projekt-Webseite. Nachfolgend informieren wir über die durch uns bereitgestellte technische Infrastruktur.

Support und Ticketing via Atlassian Jira (Cloud)

Wir nutzen für das Projektmanagement und den Kundensupport (Service Desk) die Software Jira Service Management (Cloud).

Anbieter: Atlassian Pty Ltd, c/o Atlassian, Inc., 350 Bush Street, Floor 13, San Francisco, CA 94104, USA.
Zweck: Bearbeitung von Supportanfragen und Tickets, die über unsere Kunden eingehen.
Speicherort (Data Residency): Wir haben unsere Jira-Cloud-Instanz so konfiguriert, dass die Datenhaltung (Data Residency) in Deutschland erfolgt.
Drittstaatentransfer: Da Atlassian ein globales Unternehmen ist, kann ein Zugriff zu Wartungszwecken aus Drittstaaten (USA, Australien) nicht vollständig ausgeschlossen werden. Es bestehen hierfür EU-Standardvertragsklauseln (SCC) mit dem Anbieter.

Betrieb von Schnittstellen (APIs)

Wir entwickeln und betreiben Schnittstellen, die Daten zwischen verschiedenen Systemen (z. B. Shop und ERP) übertragen. Personenbezogene Daten (z. B. Bestelldaten, Adressen) werden dabei durch unsere Infrastruktur geleitet. Diese Daten werden nicht für eigene Zwecke der spectrum8 GmbH ausgewertet und nur temporär (in Logs) zur Fehleranalyse und Sicherstellung der Systemstabilität gespeichert. Rechtsgrundlage für diese temporäre Speicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (Sicherheit der Verarbeitung).

9. Sicherheit (SSL/TLS)

Wir nutzen aus Sicherheitsgründen und zum Schutz der Übertragung vertraulicher Inhalte eine SSL-bzw. TLS-Verschlüsselung. Eine verschlüsselte Verbindung erkennen Sie daran, dass die Adresszeile des Browsers von „http://“ auf „https://“ wechselt und an dem Schloss-Symbol in Ihrer Browserzeile.